Centrum prasowe

Pierwszy kwartał to dla wielu firm czas przygotowania i publikacji raportów rocznych. W Polsce najczęściej kojarzą się one z grubymi papierowymi tomami. Zagranicą od kilku lat rosnącą popularność zyskuje publikacja raportów rocznych na stronach internetowych. Czy warto opracowywać raporty w wersjach elektronicznych i jakie rozwiązania wybrać?

Rozwiązania

Raport roczny można zaprezentować w Internecie na wiele sposobów. Raport można udostępnić jako:

• Plik PDF

To najprostsze i najczęściej stosowane w Polsce rozwiązanie. Raporty takie zamieszczane są w sekcji Relacje Inwestorskie. Są odzwierciedleniem raportów w wersji papierowej. Ich funkcjonalność można poprawić dzieląc raport na kilka dokumentów (np. poszczególne rozdziały), które są publikowane jako osobne PDF’y.
Raport w takiej formie zastosowało np. PGNiG:  http://www.pgnig.pl/pgnig/ri/838/7156/  (uzyskał on nagrodę dodatkową za najlepszą prezentację raportu rocznego w Internecie w konkursie The Best Annual Report 2007 organizowanym przez Instytut Rachunkowości i Podatków)

• Interaktywny plik PDF

Plik ten umożliwia prostsze poruszanie się po raporcie przy użyciu aktywnego spisu treści, tworzenie zakładek (tzw. bookmarków), sortowanie i przeszukiwanie dokumentu z możliwością definiowania pól przeszukiwania. Ten sam efekt daje wdrożenie specjalnych czytników do przeglądania dokumentów w trybie online. Również to rozwiązanie nie pozwala na wykorzystanie wszystkich zalet Internetu.
Przykład:
http://www.minebea.co.jp/english/investors/disclosure/annual/a2008/__icsFiles/afieldfile/2008/12/19/a2008annual_en.pdf

• Interaktywne prezentacje raportu rocznego

Strony tego typu najczęściej wykonane są we flashu. Przewagą tego rozwiązania jest kreatywność, atrakcyjność graficzna i możliwość zastosowania niestandardowych rozwiązań.  Jednak koszty takiego projektu są wysokie, a prezentację co roku trzeba projektować od nowa.
Przykład:
http://www.airtran.com/eannual/2005/index.html

• Serwis oparty na systemie CMS (Content Management System)

To rozwiązanie kompleksowe i jednocześnie efektywne kosztowo. Konstrukcja serwisu umożliwia prezentację aktualnego raportu rocznego, ale także sprawną archiwizację oraz wdrażanie raportów z kolejnych lat w takim samym szablonie (z możliwością modyfikacji elementów graficznych, animacji itd.).
Przykład:
http://www.bp.com/extendedsectiongenericarticle.do?categoryId=9021605&contentId=7040949 

Korzyści z publikacji raportów w postaci stron www

Raport roczny publikowany w formie serwisu internetowego pozwala połączyć funkcje informacyjne i wizerunkowe. Do jego najważniejszych zalet należą:

• Możliwość szybkiego i łatwego znalezienia kluczowych danych

Dzięki raportom w wersji online odbiorcy mogą znacznie łatwiej, szybciej i z większą dokładnością odszukać dane, które ich interesują. Użytkownik ma dostęp do prezentowanych treści niezależnie od logiki raportu (np. przez linkowanie do innych sekcji).

• Możliwość personalizacji przekazu

Raporty w postaci stron opartych na CMSie mogą być wyposażone w mechanizmy umożliwiające tworzenie spersonalizowanych wersji raportów, zawierających wyłącznie treści interesujące danego odbiorcę.

• Automatyczny dostęp do archiwalnych dokumentów

Internet daje możliwość czytelnego i prostego zaprezentowania archiwalnych dokumentów. Dzięki temu odbiorcy mogą uzyskać pełniejszy obraz firmy.

• Zwiększenie zasięgu i szybkości przekazania informacji

Internet jest powszechnym źródłem informacji, wykorzystywanym i cenionym przez wielu inwestorów. Publikowane dane są dostępne bez opóźnień czasowych, możliwe do łatwego przesyłania i rozpowszechniania.

• Umożliwienie interakcji z odbiorcami i badania interesujących ich treści

Rozwiązanie internetowe pozwala na zaprojektowanie funkcjonalności umożliwiających badanie opinii odbiorców – sond, formularzy kontaktowych, mechanizmów opiniowania. Dzięki statystykom serwisu możliwe jest zbadanie zainteresowania odbiorców poszczególnymi treściami.

• Niższe koszty dotarcia do odbiorcy

Publikacja raportów rocznych na stronach internetowych pozwoli zastąpić lub ograniczyć ilość raportów w wersji papierowej. Pozwala to uzyskać obniżenie kosztów związanych z produkcją i wysyłką raportów. Rozwiązania CMS dają możliwość wielokrotnego użycia szablonu i zmiany publikowanych treści w kolejnych latach.

• Pozytywne wyróżnienie firmy

Firmy stosujące raporty w postaci serwisów internetowych mogą wzmocnić swój wizerunek jako nowoczesnej organizacji, stosuącej nowe technologie w budowaniu relacji z inwestorami. Elektroniczny sposób raportowania może pomóc również w budowaniu proekologicznego wizerunku firmy.  

• Oddziaływanie na odbiorcę przez multimedialne treści

W elektronicznych raportach rocznych można wykorzystać pliki dźwiękowe, video i animacje. Dzięki dotarciu do odbiorcy poprzez różne formy przekazu, dzialające na wiele zmysłów, łatwiej utrzymać jego zainteresowanie.  

Ciekawe funkcjonalności i narzędzia

Możliwość łatwego i szybkiego poruszania się po raporcie jest jedną z podstawowych przewag wersji elektronicznej nad wersją papierową. Dlatego bardzo istotne jest umożliwienie odbiorcom intuicyjnego poruszania się po dokumencie. Pomaga w tym czytelne nazewnictwo oraz odpowiednie rozwiązania nawigacyjne. Do najpopularniejszych narzędzi, ułatwiających szybkie wyszukanie potrzebnych danych, należą: wyszukiwarki kontekstowe, „na skróty”, ścieżki interaktywne, mapa serwisu. Zaleca się wdrażanie rozwiązań ułatwiających przyjazne zapoznawanie się z informacjami np.: stronicowanie, wyraźne formatowanie, możliwość skalowania wielkości czcionki. Warto również stosować narzędzia zwiększające dostępność serwisu dla osób niedowidzących i niewidomych.

Wersja elektroniczna daje znacznie szersze możliwości zachęcenia odbiorcy do przeczytania większej ilości treści prezentowanych w raporcie. Przydatne mogą okazać się narzędzia promujące informacje kontekstowe tzw. „cross-linking”.

Warto sięgnąć po rozwiązania umożliwiające personalizację treści np. przez dodawanie ulubionych materiałów/stron raportu do schowka oraz zarządzanie nimi: pobieranie na dysk w wygodnej formie (zip), drukowanie, konwersję do PDF wybranych stron (np. BMO http://www2.bmo.com/ar2008/index.html). Można również umożliwić odbiorcom wybranie określonych sekcji i stworzenie okrojonej wersji raportu dostępnej w postaci html w ogólnym szablonie. (np. BASF http://berichte.basf.de/basfir/html/2007/en/servicepages/welcome.html).

W korzystaniu ze stron pomogą również rozwiązania takie jak download centre (pliki do pobrania),  przybornik podręczny (grupujący część funkcjonalności np.: rozmiar tekstu, pomoc, słownik), wersja do druku (warto umożliwić drukowanie poszczególnych części raportu, nie tylko jego całości). Podobnie jak w innych serwisach można opracować pomoc i FAQ (frequently ask questions). Jeśli obok wersji elektronicznej firma udostępnia również wersję papierową raportu, w widocznym miejscu powinien zostać zamieszczony link do formularza umożliwiającego jej zamówienie.

Wersja elektroniczna daje wiele możliwości zwiększania atrakcyjności raportu. Dane liczbowe mogą być prezentowane w postaci animowanych wykresów i tabel HTML.  Można zastosować funkcjonalność pozwalającą na porównanie danych z wynikami z poprzednich lat (np. Deutsche Post http://dpwn.online-reports.eu/2007/ar/servicepages/keyfigurescomparison.html).Ciekawym pomysłem jest zamieszczenie plików dźwiękowych i wizualnych. W szczególności na seriwise można udostępnić: wypowiedzi kierownictwa spółki w postaci nagrań audio lub video (np. Novozymes http://berichte.basf.de/basfir/html/2007/en/servicepages/welcome.html), wybrane części raportu w formie podcastów do ściągnięcia lub nagrania lektora. Można też zastosować animacje - np. wizerunkowe intro.

Podsumowując – elektroniczne wersje raportów rocznych umożliwiają znaczne zwiększenie ich funkcjonalności i atrakcyjności. Należy się spodziewać, że podobnie jak na rynkach zagranicznych, w Polsce nastąpi rozwój tej formy raportowania.

tekst opublikowany na portalu Brief.pl, marzec 2009

autor:
Kinga Szydzińska, marketing manager SUPERMEDIA Interactive kszydzinska@smi.pl

pobierz cały artykuł - plik pdf