Portfolio
Case Study
Afilo – Akademia Afilo - serwis produktowy
Cele:
Akademia Marketingu Internetowego Afilo to projekt szkoleniowy, który uzyskał finansowanie z funduszy Unii Europejskiej. Projekt skierowany jest do pracowników mikro, małych i średnich przedsiębiorstw z woj. mazowieckiego, ze szczególnym uwzględnieniem osób z terenów wiejskich oraz w wieku 45 plus. Afilo potrzebowało narzędzia, które pozwoli na przyspieszenie i zautomatyzowanie procesu rekrutacji oraz usprawni zarządzanie szkoleniami i rozliczenie projektu, zgodnie z wymogami UE. Dodatkowo należało uwzględnić specyfikę grupy docelowej, w której jest dużo osób nie obeznanych tak dobrze z Internetem, jak młodsze grupy odbiorców.
Rozwiązania:
SUPERMEDIA Interactive opracowała dla Afilo serwis internetowy, uwzględniający potrzeby trzech grup odbiorców:
Serwis składa się z części ogólnodostępnej oraz modułów przeznaczonych dla poszczególnych grup odbiorców. W części otwartej dla wszystkich użytkowników znajdują się informacje o projekcie, zasadach rekrutacji i warunkach udziału, programach szkoleń oraz trenerach.
Ważną częścią serwisu jest moduł związany z formularzem rekrutacyjnym. Po przejściu do sekcji „Zapisz się”, użytkownikowi wyświetla się ankieta, której wypełnienie jest pierwszym krokiem w procesie rekrutacyjnym. Przy polach, z którymi użytkownicy mogliby mieć problemy (np. w miejscu deklarowania czy jest się pracownikiem mikro, małej czy średniej firmy), wyświetlane są podpowiedzi.
W związku z finansowaniem projektu przez UE, osoby biorące udział w szkoleniu muszą spełnić określone wymogi formalne, takie jak praca na terenie województwa mazowieckiego, w mikro, małym lub średnim przedsiębiorstwie, czy wykonywanie zawodu związanego z marketingiem, sprzedażą, bądź Internetem. Formularz skonstruowany jest w ten sposób, że automatycznie odrzuca zgłoszenia, które nie spełniają tych warunków i informuje o tym użytkownika.
Po zapisaniu się na szkolenie użytkownik otrzymuje login i hasło, umożliwiające mu dostęp do indywidualnego konta. Korzystając z niego może pobrać dokumenty potrzebne do zakończenia procesu rekrutacji. Po zweryfikowaniu dokumentów przez administratora i potwierdzeniu rezerwacji szkolenia, użytkownik dodatkowo zyskuje dostęp do testów sprawdzające jego wiedzę z obszaru szkolenia przed zajęciami i po zajęciach oraz do ankiety oceniającej szkolenie. W tej sekcji znajdują się również ogłoszenia dla uczestników szkoleń.
Serwis został zaprojektowany w taki sposób, żeby stanowił podstawowe narzędzie pracy dla osób odpowiadających za prowadzenie i rozlicznie projektu. W części po zalogowaniu, przeznaczonej dla pracowników Afilo, wprowadzono mechanizmy umożliwiające dodawanie szkoleń, wprowadzanie lub zmianę danych dotyczących szkolenia (termin, liczba miejsc), zarządzanie rezerwacjami, aktualizację bazy trenerów. Administratorzy mogą również generować wiadomości, które są wysyłane na skrzynkę i/lub na konto w serwisie do wszystkich lub wybranych uczestników.
Najważniejszym ułatwieniem jest to, że przygotowany przez SMI mechanizm pozwala na obliczenie statystyk dotyczących ilość uczestników oraz ich profilu. Dzięki temu pracownicy, odpowiedzialni za realizację projektu, mają stałą kontrolę nad tym, w jakim stopniu spełnione są wymogi UE dotyczące procentowego udziału w szkoleniach osób z terenów wiejskich oraz w wieku 45+. Pozwala to na sprawne zarządzanie rekrutacją oraz dostosowanie działań promocyjnych do aktualnych potrzeb.
System pomaga również w gromadzeniu dokumentacji potrzebnej do rozliczenia projektu. Dane, przesłane za pośrednictwem formularza, trafiają do bazy uczestników. Jednocześnie, na ich podstawie automatycznie wypełniana jest umowa, która zostaje przesłana do uczestnika na jego adres e-mail oraz na jego konto w serwisie. Wszystkie umowy gromadzone są w bazie umów, dającej możliwość ich bezpośredniego drukowania i kontrolowania, które dokumenty zostały podpisane przez uczestników, a które jeszcze nie.
Ostatnią częścią serwisu jest moduł po zalogowaniu dla trenerów. Zawiera on listę wszystkich szkoleń, wzory umów do pobrania oraz wyniki ankiet, oceniających szkolenia danego trenera. Trener może sprawdzić swoje oceny w odniesieniu do średniej dla danego tematu, średniej ocen dla wszystkich szkoleń w projekcie. Ma również dostęp do wyników ankiet porównujących poziom wiedzy uczestników przed szkoleniem i po szkoleniu.
Serwis Akademia Afilo został opracowany przy wykorzystaniu autorskiego narzędzia zarządzania treścią SMI – Content Manager 3.0? Został zintegrowany z zewnętrznymi modułami na licencji GPL.W projekcie duży nacisk położono na zgodność z wymogami unijnymi oraz ustawą o ochronie danych osobowych. Serwis jest intuicyjny, dostosowany pod względem wydajności do obsługiwania wielu użytkowników jednocześnie. Działa szybko i bezawaryjnie. Został opracowany zgodnie z wytycznymi PARP i zaakceptowany przez ten organ.
Akademia Marketingu Internetowego Afilo to projekt szkoleniowy, który uzyskał finansowanie z funduszy Unii Europejskiej. Projekt skierowany jest do pracowników mikro, małych i średnich przedsiębiorstw z woj. mazowieckiego, ze szczególnym uwzględnieniem osób z terenów wiejskich oraz w wieku 45 plus. Afilo potrzebowało narzędzia, które pozwoli na przyspieszenie i zautomatyzowanie procesu rekrutacji oraz usprawni zarządzanie szkoleniami i rozliczenie projektu, zgodnie z wymogami UE. Dodatkowo należało uwzględnić specyfikę grupy docelowej, w której jest dużo osób nie obeznanych tak dobrze z Internetem, jak młodsze grupy odbiorców.
Rozwiązania:
SUPERMEDIA Interactive opracowała dla Afilo serwis internetowy, uwzględniający potrzeby trzech grup odbiorców:
- potencjalnych uczestników oraz uczestników szkolenia,
- pracowników prowadzących projekt i odpowiedzialnych za jego realizację
- trenerów
Serwis składa się z części ogólnodostępnej oraz modułów przeznaczonych dla poszczególnych grup odbiorców. W części otwartej dla wszystkich użytkowników znajdują się informacje o projekcie, zasadach rekrutacji i warunkach udziału, programach szkoleń oraz trenerach.
Ważną częścią serwisu jest moduł związany z formularzem rekrutacyjnym. Po przejściu do sekcji „Zapisz się”, użytkownikowi wyświetla się ankieta, której wypełnienie jest pierwszym krokiem w procesie rekrutacyjnym. Przy polach, z którymi użytkownicy mogliby mieć problemy (np. w miejscu deklarowania czy jest się pracownikiem mikro, małej czy średniej firmy), wyświetlane są podpowiedzi.
W związku z finansowaniem projektu przez UE, osoby biorące udział w szkoleniu muszą spełnić określone wymogi formalne, takie jak praca na terenie województwa mazowieckiego, w mikro, małym lub średnim przedsiębiorstwie, czy wykonywanie zawodu związanego z marketingiem, sprzedażą, bądź Internetem. Formularz skonstruowany jest w ten sposób, że automatycznie odrzuca zgłoszenia, które nie spełniają tych warunków i informuje o tym użytkownika.
Po zapisaniu się na szkolenie użytkownik otrzymuje login i hasło, umożliwiające mu dostęp do indywidualnego konta. Korzystając z niego może pobrać dokumenty potrzebne do zakończenia procesu rekrutacji. Po zweryfikowaniu dokumentów przez administratora i potwierdzeniu rezerwacji szkolenia, użytkownik dodatkowo zyskuje dostęp do testów sprawdzające jego wiedzę z obszaru szkolenia przed zajęciami i po zajęciach oraz do ankiety oceniającej szkolenie. W tej sekcji znajdują się również ogłoszenia dla uczestników szkoleń.
Serwis został zaprojektowany w taki sposób, żeby stanowił podstawowe narzędzie pracy dla osób odpowiadających za prowadzenie i rozlicznie projektu. W części po zalogowaniu, przeznaczonej dla pracowników Afilo, wprowadzono mechanizmy umożliwiające dodawanie szkoleń, wprowadzanie lub zmianę danych dotyczących szkolenia (termin, liczba miejsc), zarządzanie rezerwacjami, aktualizację bazy trenerów. Administratorzy mogą również generować wiadomości, które są wysyłane na skrzynkę i/lub na konto w serwisie do wszystkich lub wybranych uczestników.
Najważniejszym ułatwieniem jest to, że przygotowany przez SMI mechanizm pozwala na obliczenie statystyk dotyczących ilość uczestników oraz ich profilu. Dzięki temu pracownicy, odpowiedzialni za realizację projektu, mają stałą kontrolę nad tym, w jakim stopniu spełnione są wymogi UE dotyczące procentowego udziału w szkoleniach osób z terenów wiejskich oraz w wieku 45+. Pozwala to na sprawne zarządzanie rekrutacją oraz dostosowanie działań promocyjnych do aktualnych potrzeb.
System pomaga również w gromadzeniu dokumentacji potrzebnej do rozliczenia projektu. Dane, przesłane za pośrednictwem formularza, trafiają do bazy uczestników. Jednocześnie, na ich podstawie automatycznie wypełniana jest umowa, która zostaje przesłana do uczestnika na jego adres e-mail oraz na jego konto w serwisie. Wszystkie umowy gromadzone są w bazie umów, dającej możliwość ich bezpośredniego drukowania i kontrolowania, które dokumenty zostały podpisane przez uczestników, a które jeszcze nie.
Ostatnią częścią serwisu jest moduł po zalogowaniu dla trenerów. Zawiera on listę wszystkich szkoleń, wzory umów do pobrania oraz wyniki ankiet, oceniających szkolenia danego trenera. Trener może sprawdzić swoje oceny w odniesieniu do średniej dla danego tematu, średniej ocen dla wszystkich szkoleń w projekcie. Ma również dostęp do wyników ankiet porównujących poziom wiedzy uczestników przed szkoleniem i po szkoleniu.
Serwis Akademia Afilo został opracowany przy wykorzystaniu autorskiego narzędzia zarządzania treścią SMI – Content Manager 3.0? Został zintegrowany z zewnętrznymi modułami na licencji GPL.W projekcie duży nacisk położono na zgodność z wymogami unijnymi oraz ustawą o ochronie danych osobowych. Serwis jest intuicyjny, dostosowany pod względem wydajności do obsługiwania wielu użytkowników jednocześnie. Działa szybko i bezawaryjnie. Został opracowany zgodnie z wytycznymi PARP i zaakceptowany przez ten organ.
